دفاتر پلمپ 

هر تاجر به استثنای كسبه جزء مكلف است دفاتر ذیل كه شامل، دفتر روزنامه، دفتر كل و دفتر دارائی است را پلمپ نماید.

تعریف دفتر روزنامه:

دفتر روزنامه دفتری است كه اجر همه روزه مطالبات و دیون و داد و ستد تجارتی خود و به طور كلی جمیع واردات و صادرات تجارتی به هر اسم و رسمی كه باشد در آن دفتر ثبت نماید.

تعریف دفتر کل:

دفتر كل دفتری است كه تاجر باید كلیه معاملات را لااقل هفته ای یك مرتبه از دفتر روزنامه استخراج و انواع مختلفه آن را تشخیص و جدا كرده و هر نوعی را در صفحه مخصوص در آن دفتر به طور خلاصه ثبت كند.

تعریف دفتر دارائی:

دفتر دارائی دفتری است كه تاجر باید هر سال صورت جامعی از كلیه دارائی منقول و غیر منقول و دیون و مطالبات سال گذشته را به ریز ترتیب داده و در دفتر ثبت و امضاء نماید.
هر شركت یا مؤسسه یا شركت تعاونی اعم از تعاونی مصرف یا مسكن باشد در ادارات ثبت به ثبت می رسد مكلف است اقدام به گرفتن دفتر پلمپ شده نماید. (طبق ماده 6 قانون دفاتر تجارتی) كلیه بانكها برای عملیات سالیانه خود دفتر روزنامه و كل و دارایی در یافت می كنند، باید به ترتیب تاریخ در صفحات كلیه صادرات و واردات نوشته شود. تراشیدن و حك كردن و همچنین جای سفید گذاشتن و یا بین سطور نوشتن ممنوع است و باید تمام آن دفاتر پس از ختم هر سالی لااقل تا 10 سال نگهداری می شود.بر طبق ماده 13 قانون دفاتر تجارتی ارباب رجوعی كه جهت پلمپ دفاتر قانونی خود به ادارات ثبت مراجعه می كند، باید اول ورقه اظهار نامه پلمپ دفتر تجارتی كه در قسمت فروش اوراق بهادار هست با ذكر این كه تعداد دفاتر چند جلد هست تهیه كند. ورقه اظهار نامه را باید مدیر شركت یا مؤسسه یا بازرگان شخصاً تكمیل و ممهور به مهر شركت با قید شماره ثبت شرکت یا مؤسسه در ورقه منعكس شود مگر شركت یا مؤسسه كه هنوز مهر تهیه نكرده است، این است كه همه شركتها (موسسه حقوقی تندیس مهان) به مجرد به ثبت رساندن شركت یا مؤسسه خویش اقدام به پلمپ دفاتر می كند، ولی شماره ثبت حتماً باید در ورقه اظهار نامه پلمپ دفتر حتماً منعكس شود و همچنین باید كلیه مشخصات مدیر عامل شركت یا بازرگان و آدرس شركت یا محل تجارت بازرگان در ورقه نوشته شود. اگر مراجعه كننده نماینده یا بازرگان باشد باید در پایین ورقه مشخصات كامل وی ذكر شود و كارت شناسائی هم همراه داشته باشد . مراجعه كننده كه دفتر را تهیه و قیطان كشی كرده و اوراق مربوط كه همان اظهارنامه پلمپ دفاتر تجارتیاست تكمیل نموده و به اداره ثبت شرکتها و مؤسسات غیر تجارتی قسمت پلمپ دفاترتجارتی مراجعه می كند.

الف) دفاتر را به متصدی مربوطه تحویل می دهد كه این دفاتر باید دارای نمره ترتیبی و قیطان كشیده باشد.
ب) متصدی مربوطه اظهار نامه پلمپ دفاتر را كه تكمیل شده و به امضاء و مهر شركت ممهور گردیده از آورنده تحویل و تعداد صفحات دفتر روزنامه و كل دارائی را در آن می نویسد و اگر تعداد دفاتر زیادتر از كل و 1 روزنامه باشد حتماً با حرف درشت در بالای ورقه اظهار نامه نوشته می شود. شماره آخرین صفحه هر دفتر بطور مثال 100 جلد دفتر روزنامه 199 صفحه و یكصد جلد دفتر كل 200 صفحه دوبل و یا اگر تمام صفحات شماره گذاری نشده باشد، بدین طریق نوشته می شود یكصد جلد دفتر روزنامه دوبل 3 نیم برگی و بعد دفتر را ارباب رجوع به قسمت حسابداری برده كه آنجا از روی نوشته ای كه در بالای ورقه است و تعداد دفاتر و صفحات دفاتر منعكس شده حسابدار فیش را می نویسد و به آورنده می دهد كه بانك ملی (نزدیكترین شعبه) بپردازد و فیش مبوطه را تحویل حسابدار بدهد و اظهار نامه پلمپ دفتر كه مهر حسابداری را با قید تاریخ و پول پرداخت شده در آن نوشته شده به متقاضی می دهد دو نسخه فیش بانكی هم یك نسخه نزد حسابدار نگهداری می شود و نسخه دیگر به مراجعه كننده تحویل می شود. حال ارباب رجوع دفاترش كامل بوده و اظهار نامه پلمپ دفاتر تجارتی را تكمیل كرده و حق الثبت آن را پرداخته به متصدی مر بوطه برای پلمپ دفاترش مراجعه می كند. متصدی مكلف است صفحات دفتر را شمرده در صفحه اول و آخر هر دفتر مجموع عدد صفحات آن را با ذكر نام صاحب دفتر در دو طرف قیطان با مهر سربی كه سازمان اسناد و املاك برای این مقصود تهیه كرده و یك طرف سرب شكن اسم اداره ثبت حك شده منگنه كند (بر طبق ماده 12 قانون تجارتی) و باید توجه شود قیطان دفتر به اندازه كافی دوام داشته باشد كه باعث ناراحتی بعدی مراجعه كننده نشود. آخرین مرحله اقدام برای امضاء دفاتر نزد مسئول پلمپ دفاتر آورده می شود. شخص مسئول موظف است دقت زیادی در اینكه اولاً ورقه اظهار نامه صحیح تكمیل شده باشد، تمام دفاتر با خط خوانا (اسم، شماره دفتر، تاریخ روز) نوشته شده باشد. از همه مهمتر دفاتر می باید سفید باشد و وقتیكه از همه لحاظ كنترل نمود با قید تاریخ كه هم با حروف و هم با اعداد باشد امضاء كند. کلیه شركتها برابر قانون تجارت و همین طور آئین نامه های وزارت امور اقتصادی و دارایی ملزم هستند هر سال دو عدد دفتر حسابداری (یك دفتر كل و یك دفتر روزنامه) پلمپ نمایند و كلیه حسابهای مالی خود را در آن دفاتر منعكس كنند بدیهی است چنانچه شركتی دفتر پلمپ ننماید حسابهای مالی آن شركت از نظر اداره دارایی مردود بوده و مالیات آن شركت به صورت علی الرأس محاسبه می گردد.


نكته 1: دفاتر هر سال باید حداكثر تا پایان اسفند ماه سال قبل پلمپ شده باشند ؛ مثلاً دفاتر سال 86 باید حداكثر تا پایان اسفند ماه سال 85 پلمپ شده باشد.
نكته 2: بهتر است متقاضیان محترم حداكثر تا پایان دی ماه هر سال نسبت به پلمپ دفاتر سال بعد اقدام نمایند چون در ماههای آخر سال ازدحام و تراكم كار خیلی زیاد خواهد بود.