سوالی که معمولا برای اکثر صاحبان اصناف و مشاغل در باب انتخاب نحوه فعالیتشان مطرح می شود اینست که اصولا چرا باید شرکت ثبت کنیم ؟ فعالیت به صورت شرکت چه محدودیتهای ایجاد می کند و چه فوایدی دارد؟ آیا تسهیلاتی به شرکتهای ثبت شده در حوزه‌های مختلف تعلق می گیرد ؟ از نظر امور مالی فعالیت به صورت شرکت بهتر است یا فعالیت به صورت شخص حقوقی؟ بیمه تأمین اجتماعی برای افرادی که به صورت شرکت فعالیت می کنند چه مزایایی در نظر گرفته است؟ آیا اداره دارایی مالیات بالایی به شرکتها تخصیص می دهد؟ چه مشکلات و موانعی که در سر راه ثبت شرکت وجود دارد ؟
برای انجام هرگونه فعالیت تجاری و غیر تجاری منظم و سازماندهی شده می توان از طریق ثبت یک شرکت و یا موسسه اقدام نمود و از مزایایی که قانون برای شرکتهای ثبت شده در نظر گرفته شده است استفاده نمود. بهترین روش برای انجام فعالیتهای سود آور گسترده، عظیم و سازماندهی شده با هدف پیشرفت و رسیدن به مدارج بالاتر و اهداف بزرگتر، ثبت یک شرکت و پیشبرد اهداف از طریق فعالیت ذیل عنوان شرکت ثبت شده است.
فعالیت تحت عنوان شرکت ثبت شده مزایای متعدد و همچنین معایبی دارد که هر کس می بایست با توجه به شرایط و ایدهآلهای خود آنها را بررسی نماید و برای فعالیت به صورت حقیقی ( شخصی) یا حقوقی (شرکت) تصمیم‌گیری نماید.
مزایای ثبت شرکت:
- فعالیت رسمی و قانونی
با فعالیت به صورت شرکت کلیه امور و رخدادهای تجاری و غیر تجاری شرکت به صورت رسمی و قانونی صورت گرفته و اعتبار بیشتری خواهد یافت. با توجه به اینکه کلیه فعالیتهای شرکتها تحت کنترل و از سویی حمایت قانون است افراد حقیقی و حقوقی طرف فعالیت شرکتها به دلیل اعتباری که شرکت به خودی خود نسبت به فرد حقیقی دارا می گردد تمایل بیشتری به همکاری با شرکتهای ثبت شده خواهند داشت. از سویی فعالیت تحت عنوان شرکت به علت امتیازاتی که قانون برای شرکتها در نظر گرفته است و حمایت‌هایی که از اشخاص حقوقی به عمل می آورد – همچون اعطای وام، حمایتهای حقوقی و قانونی گوناگون و ... – موجب اطمینان خاطر شرکتها جهت فعالیت با امنیت شغلی بیشتر نسبت به فعالیت شخصی می گردد. - مسئولیت مشترک کلیه شرکا و جلب اطمینان اشخاص طرف همکاری
مسئولیت مالی و حقوقی کلیه فعالیتهایی که توسط شخص حقیقی انجام می شود به عهده خود شخص خواهد بود، در صورتی که در شرکت ثبت شده کلیه اعضای هیأت مدیره و شرکا درباره همه اعمال شرکت در مقابل اشخاص ثالث مسئولیت داشته و ملزم به پاسخگویی از طریق قانون هستند بنابراین همه مسئولیت ها به عهده یک نفر نخواهد بود که این موضوع به نفع تک تک شرکا و از طرفی اشخاص طرف معامله شرکت نیز خواهد بود و موجب اطمینان بیشتر اشخاص و شرکتها جهت تعامل با شرکت خواهد شد. - حمایت قانون از حقوق کلیه طرفین شرکت ( شرکا، طرفین همکاری شرکت و اشخاص شرکت)
همچنین در باب شراکت شرکا مسلما شراکت به صورت حقوقی نسبت به شراکت به صورت شخصی به نفع همه شرکا خواهد بود. به دلیل اینکه کلیه جزئیات، میزان درصدهای سهام و سایر حقوق شرکاء به صورت قانونی و مکتوب در اساسنامه و سایر اسناد شرکت قید شده و قابل استناد است. بنابراین در پیشامدهایی همچون اختلافات احتمالی مابین اعضاء و همچنین در مقابل اشخاص ثالث روند حل اختلافات و مشکلات نسبت به شراکت شخصی بسیار ساده تر و مدون و از طریق قانون قابل پیگیری خواهد بود. - امکان شرکت در مناقصات و مزایدات
سالیانه مناقصات و مزایدات بزرگ و مهم بسیاری به صورت دولتی و خصوصی برگزار می گردد که در آن سازمان‌های عمومی و شرکتهای بزرگ، خرید و ارائه کالا یا خدمت مورد نیاز خود را به رقابت و مسابقه می‌گذارند که سود و درآمد سرشاری برای طرفین این معامله به همراه دارد. شرکت در اکثریت قریب به اتفاق مناقصات و مزایدات مهم تنها به صورت شخص حقوقی (شرکت) امکانپذیر است، بنابراین یکی دیگر از مزایای ثبت شرکت امکان حضور در مناقصات و مزایدات و برخورداری از مزایای اینگونه از معاملات است. - اخذ و اعطاء نمایندگی رسمی
بسیاری از اشخاص مایل به دریافت نمایندگی از شرکتهای بزرگ و معتبر خارجی و داخلی و فعالیت تحت عنوان نمایندگی این برندها هستند. اغلب شرکتهای معتبر برای پیشگیری از مشکلات قانونی و حقوقی احتمالی مایل به اعطای نمایندگی به اشخاص حقوقی ثبت شده بوده و با اشخاص حقیقی همکاری نمی کنند و یا در صورت همکاری شرایط سخت تری را نسبت به شرکتها برای اشخاص حقیقی در نظر می گیرند. بنابراین ثبت شرکت راه مناسبی برای اخذ نمایندگی شرکتهای مهم و فعالیت به عنوان زیر مجموعه یک برند معتبر است. - شفافیت در اطلاع رسانی به مشتریان و اشخاص ثالث و جلب اعتماد آنان
تمامی سوابق و اطلاعات با اهمیت یک شرکت از جمله تاریخ ثبت شرکت، اسامی کلیه اعضای هیات مدیره و سمت آنها، اشخاصی که حق امضاء دارند، آدرس قانونی شرکت، موضوعاتی که شرکت مجاز به فعالیت در حیطه آن می باشد، شعب احتمالی، میزان سرمایه ثبت شده و هر گونه تغییرات بعدی انجام شده در شرکت تماماً ثبت شده در روزنامه رسمی کشور و قابل استعلام از مراجع رسمی و دولتی‌ست که قطعا چنین شفافیتی موجب جلب اعتماد مشتریان و افزایش اعتبار شرکت خواهد بود. - ثبت رسمی سابقه شرکت ، بهره‌برداری از عنوان شرکت
وقتی به صورت یک شرکت فعالیت می کنیم به علت ثبت شدن رسمی تاریخ آغاز به فعالیت شرکت، با گذشت زمان و بیشتر شدن مدت فعالیت، اعتبار شرکت نیز افزایش می یابد.
همچنین در کلیه فعالیتهای تجاری و غیر تجاری این نام ثبت شده شرکت است که می تواند به شرکت اعتبار بخشیده و باعث اعتماد و شناخته شدن شرکت بین اشخاص و اصناف باشد. - اخذ مجوزها، امتیازات و اعتبارات از سازمان‌ها و نهادها (وام)
بسیاری از امتیازات و اعتبارات دولتی، انواع وامهای بانکی و بسیاری از مجوزهایی که دریافت آن از ارگانها و نهادهای دولتی برای انجام فعالیتهای مختلف الزامی ست در بسیاری از موارد تنها به شرکتها تخصیص می‌یابد و اشخاص حقیقی از دریافت چنین مزایایی بی بهره هستند.
معایب ثبت شرکت:
با وجود مزایای متعدد ثبت شرکت، انجام فعالیت به صورت حقوقی با توجه نوع،زمینه وگستردگی فعالیت معایبی نیز دارد که اشخاص بایستی بر اساس موارد فوق و با سنجش موارد مذکور تصمیم بگیرند که فعالیت به صورت کدامیک از حالتهای حقیقی یا حقوقی مزایای بیشتر و معایب کمتری برای آنها خواهد داشت.
- پرداخت مالیات
از جمله مواردی که برخی به عنوان معایب ثبت شرکت از آن یاد می‌کنند پرداخت مالیات است!
با توجه به اینکه شرکتها هر ساله ملزم به ارائه اظهارنامه مالیاتی به اداره دارایی و پرداخت مالیات تعیین شده هستند، برخی مایل به فعالیت به صورت شخصی می‌باشند تا مجبور به پرداخت مالیات مذکور نگردند.
با توجه به مواردی که ذکر شد اولاً در صورت فعالیت به صورت شخصی، تمام مزایای ذکر شده برای فعالیت به صورت شرکت منتفی خواهد بود. دوم اینکه در حال حاضر درصد بالایی از فعالیتهای شخصی نیز توسط اداره دارایی شناسایی شده و مشمول مالیات هستند. سوم اینکه میزان مالیات در شرکتها به عوامل مختلفی بستگی دارد... از جمله تکمیل صحیح دفاتر (در صورتی که اظهارنامه مالیاتی و دفاتر شرکتها به صورت درست و دقیق تکمیل نشوند ممکن است موجب اشتباه محاسباتی در مالیات شده و شرکت مجبور به پرداخت مالیات اضافی گردد. همچنین اظهار غیر واقعی دفاتر برای فرار از مالیات در صورت شناسایی توسط ممیزان موجب علی الرأس شدن مالیات و تحمیل جریمه و پرداخت هزینه اضافی به شرکت می گردد. )، اظهار به موقع اظهارنامه مالیاتی به اداره دارایی، میزان درآمد شرکت و سود خالص کسب شده در پایان سالی مالی و ... مواردی هستند که تماماً در تعیین میزان مالیات اهمیت دارند که در فرصتی دیگر به این موضوع مفصلا پرداخته خواهد شد. به عنوان مثال شرکتی که ثبت شده اما در طول سال فعالیتی نداشته است می تواند در پایان سال اظهارنامه عدم فعالیت به دارایی ارائه نماید که در این صورت به کلی مشمول مالیات نخواهد شد. - پر کردن دفاتر شرکت
هر شرکتی موظف به تکمیل دفاتر تجاری پلمپ شده و اظهار آن به اداره دارایی در پایان هر سال مالی خواهد بود. بر خلاف تصور برخی این موضوع نیاز به تخصص خاصی نداشته و کافی‌ست مواردی چون درآمدها، هزینه‌ها، بدهی‌ها، استهلاکات و... در دفتر ثبت گردد.
در مورد مراحل دریافت سالانه دفاتر پلمپ شده از اداره دارایی نیز روال اداری ساده ای وجود دارد که در صورت عدم آشنایی با این روال یا کمبود وقت، می توان انجام آن را به مؤسسات خدمات ثبت http://tandismahan.ir/شرکت که چنین خدماتی انجام می دهند سپرد.
این خدمات توسط موسسه تندیس مهان نیز با هزینه ای اندک بصورت سالیانه ارائه می‌گردد. - پرداخت حقوق و بیمه کارکنان
طبق قوانین کار، شرکتها موظف به بیمه نمودن کارکنان خود مطابق قانون خواهند بود و طبعا کارفرما علاوه به پرداخت حقوق ماهیانه، موظف به پرداخت درصدی از حق بیمه کارمند خود نیز خواهد بود که هزینه ای اضافه بر سایر هزینه ها بر شرکت تحمیل خواهد نمود. در این مورد باید یادآور شد که کارفرمای خصوصی نیز همانند کارفرمای حقوقی ملزم به پرداخت حقوق و بیمه کارکنان است و در این مورد تفاوتی وجود ندارد.
ضمن اینکه این امر اجباری نبوده و می‌توان با توافق و رضایت کارمند از اقدام به بیمه نمودن چشم پوشی نمود، که البته به جهت رعایت حقوق کارمندان توصیه نمی گردد. ضمنا اخذ کدکارگاهی توسط موسسه تندیس مهان قابل انجام است. - نیاز به وجود یک مکان مشخص
یکی از موارد الزامی در ثبت شرکت، ارائه آدرس مکانی به عنوان آدرس شرکت است. در صورت نداشتن یک دفتر مستقل در ابتدای امر، در مرحله ثبت می توان برای این موضوع از آدرس منزل نیز استفاده کرد... اما پس از ثبت شرکت و در مرحله تشکیل پرونده دارایی لزوما بایستی آدرس یک مکان تجاری با سند یا اجاره نامه به نام شرکت ارائه داد. بنابراین بسیاری از اشخاص با توجه به اینکه در ابتدای امر دفتری برای شروع به فعالیت ندارند و یا ترجیح به شروع فعالیت با هزینه های کمتر دارند، از ثبت شرکت منصرف شده و فعالیت به صورت شخصی را ترجیح می دهند. اما راهکارهایی در این زمینه وجود دارد: نخست همانطور که در موارد فوق ذکر شد در سه ماهه ابتدای پس از ثبت، شرکتها می توانند با آدرس منزل مسکونی خود نیز فعالیت نمایند و پس از طی مدت مذکور امکان و لزوم تغییر آدرس به آدرسی تجاری جهت ارائه به اداره دارایی وجود دارد.
دوم اینکه ابتدائاً لزومی به آغاز به کار در ملکی کامل به عنوان دفتر شرکت نیست و با اجاره یک اتاق از یک شرکت تجاری و ارائه اجاره نامه آن به اداره دارایی و اعلام آدرس مذکور می توان شرکت را بدون مشکل و با هزینه های کمتر اداره نمود. - هزینه و زمان صرف شده برای انجام امور اداری ثبت شرکت
طبعا هزینه های ثبت یک شرکت بیش از هزینه های شروع به فعالیت به صورت شخصی است که باعث برخی تردیدها جهت فعالیت به صورت حقوقی است. با این همه با توجه به مواردی که تا به حال ذکر شد و بسته به نوع و گستره فعالیت، انجام امور به صورت حقوقی قطعا منافع بسیار بیشتری نسبت به فعالیت شخصی خواهد داشت و پس از مدتی فعالیت مفید، سود کسب شده ناشی از اقدامات تجاری صحیح و اصولی، هزینه های اولیه ثبت شرکت را (که مبلغ چندانی نیست) پوشش خواهد داد. - لزوم آشنایی با قانون تجارت
علت برخی تردیدها در ثبت شرکت یا عدم انجام آن، ترس از عدم آشنایی با قلمرو قانون تجارت و موارد تخصصی آن و پیامدهای احتمالی ناشی از این عدم آشنایی است.
نخست اینکه با صرف کمی زمان و مطالعه قانون تجارت و جستجوی مقالات متعددی که در سایتهای مختلف در این باره یافت می شود می توان اطلاعات خویش را افزایش داده و به روز رسانی کرد. با این حال در صورت لزوم و در صورت وجود هرگونه شبهه یا سوال و یا در صورت عدم اطمینان به اطلاعات خویش می توان از مشاوره وکلا و مشاورینی که خدمات مرتبط ارائه می دهند استفاده
نمود.
مشاورین و کارگروه تخصصی ثبت شرکت ها و علائم تجاری تندیس مهان با ارائه مشاوره‌های تخصصی و کاربردی بدون هیچگونه هزینه‌ای به صورت تلفنی و یا حضوری در تمامی مراحل ثبت و پس از ثبت در کنار شما خواهند بود.